פתרון / מסמכים
די להעתיק נתוני מסמכים לגיליונות ול-CRM ביד.
Profitec AI עוזרת לצוותי תפעול להפוך טיפול חוזר במסמכים לאוטומטי, תוך שמירה על שערי בדיקה לפריטים רגישים או בעלי ודאות נמוכה.
מתאים במיוחד
עסקים שמקבלים חשבוניות, טפסים, מסמכי מדיניות, חוזים או קבצי קליטה חוזרים ומחלצים מהם מידע מרכזי ידנית.
בעיות ידניות
מה בדרך כלל מאט את הצוות.
01
עובדים פותחים מסמכים, קוראים אותם, מעתיקים שדות, משנים שמות קבצים ומעדכנים מערכות.
02
מידע חסר מתגלה מאוחר או מטופל באופן לא עקבי.
03
מנהלים לא רואים כמה מסמכים ממתינים לבדיקה.
04
עבודת המסמכים יוצרת עיכובים בכספים, בתפעול, במכירות או בשירות.
היקף האוטומציה
מה הופך לאוטומטי.
המטרה אינה להחליף את מערך הכלים שלכם, אלא לחבר את השלבים החוזרים שיוצרים עיכובים, העתק-הדבק ועדכונים שמתפספסים.
01
סיווג מסמכים
02
חילוץ ואימות שדות
03
יצירת תקצירים
04
כללי אחסון ושיום
05
עדכוני CRM, גיליון או מערכת כספים
תהליך לדוגמה
תהליך מבוקר אחד — מקליטה ועד פלט.
שלב 01
המסמך מגיע באימייל, בתיקיית העלאה או בטופס פנימי.
שלב 02
הקובץ מסווג לפי סוג, לקוח, דחיפות והפעולה הנדרשת.
שלב 03
שדות מרכזיים מחולצים ונבדקים מול כללים עסקיים.
שלב 04
המערכות מתעדכנות ומידע חסר מסומן.
שלב 05
נוצרים תקציר ומשימה הבאה לאדם האחראי.
כלים מעורבים
- Google Drive
- SharePoint
- Google Sheets
- CRM
- Accounting tools
- APIs
תוצאות צפויות
- טיפול מהיר יותר במסמכים
- פחות שגיאות העתקה ידניות
- נראות טובה יותר לקבצים ממתינים
- ניתוב עקבי יותר
בקרות סיכון
- ספי ודאות לחילוץ
- אישור אנושי למסמכים רגישים
- תור חריגות לקבצים לא ברורים
- קישורים למסמך המקור הניתנים למעקב
נבחן הזדמנות לאוטומציית עיבוד מסמכים.
התחילו מתהליך אחד. Profitec AI תבדוק אם התהליך מעשי לאוטומציה, אילו כלים מעורבים, וכיצד אפשר למדוד ערך.